Пользователи - это учетные записи сотрудников, под именем которых последние входят и работают в программе. Каждому пользователю настоятельно рекомендуется задать индивидуальный пароль, а так же указать принадлежность к определенной группе.

Группы пользователей объединяют отдельных пользователей по профессиональному признаку - администраторы, менеджеры, бухгалтеры и т.п. В дальнейшем будет удобнее и быстрее создавать настройки в конфигураторе именно для групп пользователей, а не для каждого пользователя по отдельности.